«Как Новый год встретишь, так его и проведёшь», - гласит известная поговорка. А мы - разработчики программного продукта «Охрана труда» - можем с уверенностью сказать: как программу внедришь, так и будешь в ней работать!
Удачный старт - залог успеха в любом деле. Встали не с той ноги - день будет неудачным. Спортсмен замешкался на старте - не финиширует первым в гонке. Приобрели программный продукт и не знаете с чего начать? Главное - начать! Но начать правильно, обдуманно и с осознанием всех этапов.
Данная статья поможет разложить по «полочкам» все нюансы, связанные с внедрением программы «Охрана труда» на вашем предприятии. Мы рассмотрим не только основные этапы, но и поговорим о подводных камнях, ошибках и трудностях, с которыми могут столкнуться специалисты в этом непростом деле.
Фундаментальный принцип: Терпение – ключ к успеху
Не стремитесь внедрить программу в кратчайшие сроки. Необходимо набраться терпения, коллеги! Внедрение - это многоэтапный процесс, требующий кропотливой работы. Попытки ускорить его приведут лишь к ошибкам и недовольству пользователей. По статистике, реализация проекта внедрения обычно занимает от 6 до 9 месяцев, а в крупных организациях может затянуться и до года.
Успех проекта и достижение желаемого результата напрямую зависят от последовательного и планомерного прохождения ключевых этапов внедрения программного продукта «Охрана труда» на предприятии.
1. Анализ и планирование (1-2 месяца):
- Аудит существующих процессов. Прежде чем внедрять новую программу, проведите тщательный анализ существующих процессов в области охраны труда. Выявите «узкие места», а также области, которые требуют улучшения. Это позволит определить, требуется ли доработка и адаптация коробочного решения под локальные требования предприятия или, наоборот, оптимизация производственных процессов под типовой функционал программного продукта.
- Определение целей и задач. Чётко сформулируйте цели внедрения. Чего вы хотите достичь в итоге? Сократить количество несчастных случаев? Улучшить контроль за обучением персонала? Упростить процессы формирования статистической отчетности? Цели должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, релевантными и ограниченными во времени (SMART-цели).
- Разработка плана внедрения. Составьте подробный план внедрения, в котором будут расписаны все этапы, сроки, ответственные, необходимые ресурсы и бюджет. На этом этапе очень важно оставаться реалистами!
- Выбор пилотного подразделения. Оставьте желание внедрить сразу все подсистемы во всех структурных подразделениях. Ничего кроме хаоса в результате вы не получите. Для успешной автоматизации процессов выберите одно или несколько подразделений, чтобы отработать заявленную функциональность на ограниченном объёме данных. Это позволит выявить возможные ошибки и недочёты на ранних этапах и внести необходимые корректировки. Пилотное подразделение должно быть репрезентативным, но в то же время не слишком крупным, чтобы минимизировать риски.
- Формирование команды. Создайте продуктивную команду «внедренцев». И речь идёт не только об IT-специалистах. В первую очередь, в состав рабочей группы должны входить владельцы процессов, то есть специалисты, которые непосредственно будут работать с программой. Именно они знают все нюансы в своей области деятельности, что позволит осуществить внедрение функциональных блоков более результативно. Кроме того, в команду должны входить руководители структурных подразделений, способные принимать оперативные решения. Ну и, конечно, технические специалисты, которые будут помогать с настройкой программы, интеграцией и миграцией данных. Определите роли и ответственность каждого участника в проекте внедрения.
2. Настройка и адаптация программы (2-3 месяца):
- Установка и настройка. Установите программное обеспечение на серверы и рабочие места. Настройте основные параметры и модули.
- Адаптация под требования предприятия. Настройте программу под специфические требования вашего предприятия. Проанализируйте необходимые отчёты, формы и шаблоны. На этом этапе очень важен диалог с командой разработчиков, которые смогут предложить решения под ваши конкретные задачи.
- Интеграция с другими системами. Настройте интеграцию программы с другими корпоративными системами (например, ERP, система SAP, кадровая система, система бухгалтерского учёта). Автоматический перенос данных из внешних учётных систем обеспечит наличие актуальной информации о структуре предприятия, работающих сотрудниках и других сведений по автоматизируемым процессам в программе «Охрана труда».
- Миграция данных. Загрузите необходимую нормативно-справочную информацию и исторические данные по процессам. Проведите сверку и корректировку загруженных данных. Сделать это можно с помощью аналитических отчетов и помощников, реализованных в программе.
3. Тестирование и обучение (1-2 месяца):
- Тестирование на пилотном подразделении. Проведите тестирование программы на пилотном подразделении. Выявите ошибки и недочёты, внесите необходимые корректировки.
- Обучение персонала. Организуйте обучение ключевых пользователей основам работы с программой. Разработайте обучающие материалы самостоятельно или обратитесь за помощью к разработчикам программного продукта. Команда ot-soft проводит регулярные курсы обучения, для участия в которых достаточно оставить заявку на сайте https://www.ot-soft.ru/buy/buy-training.
- Сбор обратной связи. Соберите обратную связь от пользователей программы. Ключевая задача состоит в том, чтобы программный продукт стал для специалистов основным инструментом управления процессами охраны труда. Необходимо, чтобы ведение учёта осуществлялось только в программе, исключая дублирование информации в других источниках, таких как электронные таблицы или бумажные документы. Поэтому крайне важно прислушиваться к замечаниям и предложениям пользователей в части обеспечения необходимой функциональности и наличия требуемых печатных форм и отчётов в программе.
4. Ввод в эксплуатацию и поддержка (2-3 месяца):
- Поэтапный ввод в эксплуатацию. Внедряйте программу в эксплуатацию поэтапно, начиная с пилотного подразделения, постепенно тиражируя внедрённое решение на другие подразделения предприятия.
- Техническая поддержка. Обеспечьте техническую поддержку пользователям программы. Оперативно решайте возникающие проблемы и задачи. Специалисты линии консультации проекта ot-soft всегда готовы помочь пользователям найти ответы на все интересующие вопросы.
- Мониторинг и анализ. Регулярно отслеживайте работу программы, анализируйте данные, делайте выводы и вносите необходимые изменения и усовершенствования.
5. Постоянное совершенствование:
- Обновление программы. Следите за обновлениями программы. Внедряйте новые функции и возможности. Выход новых релизов может быть связан не только с изменением законодательных требований, но и с расширением функциональных возможностей программы.
- Анализ эффективности. Регулярно анализируйте эффективность внедрения программы, оценивайте достигнутые результаты и вносите необходимые корректировки.
- Повышение квалификации персонала. Организовывайте периодическое повышение квалификации пользователей программного продукта. Функционал программы постоянно расширяется, поэтому важно, чтобы пользователи были в курсе всех изменений и умели применять новые возможности в своей работе.
Ошибки, которых можно избежать: учимся на чужом опыте
Как говорится, умные учатся на чужих ошибках. Давайте рассмотрим наиболее распространённые «грабли», на которые, к сожалению, наступают многие компании при внедрении программного обеспечения:
- Попытка автоматизировать хаос. Прежде чем внедрять программу, убедитесь, что ваши процессы по охране труда отлажены и понятны. Автоматизация хаоса приведет лишь к автоматизированному хаосу. Проведите реинжиниринг процессов перед внедрением программы, чтобы убедиться, что они соответствуют передовым практикам.
- Игнорирование обучения. «Да мы и так разберёмся» - это опасное заблуждение. Не жалейте времени и ресурсов на качественное обучение сотрудников. Чем лучше они будут знать программу, тем эффективнее будет её использование. При этом не забывайте, что обучение должно быть не только результативным, но и интересным, используйте различные форматы обучения (вебинары, тренинги, обучающие видео).
- Перекладывание ответственности на IT-специалистов. В очередной раз обращаем ваше внимание, что это не только их задача. Вовлекайте в процесс внедрения и обучения специалистов по охране труда, чтобы они чувствовали себя не просто пользователями, а полноправными владельцами процесса. Программа должна стать инструментом в руках сотрудников, а не «чёрным ящиком».
- Недооценка важности качества данных. Качество данных, которые вы загружаете в программу, напрямую влияет на эффективность её работы. Проведите проверку и очистку данных перед загрузкой, чтобы исключить дубликаты и ошибки.
- Недостаточная коммуникация. Процесс внедрения должен быть прозрачным. Регулярно оповещайте сотрудников о ходе работ, отвечайте на их вопросы, обсуждайте возникающие проблемы. Используйте различные каналы коммуникации (электронная почта, мессенджеры, собрания) для своевременного информирования сотрудников.
- Слепая вера в «коробочное решение». Типовая версия программного продукта не всегда «ложится» на бизнес-процессы организации. Вполне возможно, что потребуется адаптация под конкретные потребности предприятия. В таком случае, не нужно пытаться «подгонять» осуществляемые процессы под функционал программы. Рассмотрите возможные варианты доработок и внесения необходимых изменений.
- Недостаточный контроль. Не забывайте отслеживать результаты внедрения и вносить необходимые корректировки. Используйте аналитические инструменты для оценки эффективности работы программы и выявления проблемных зон.
- Отсутствие планов развития. Внедрение программы - это не разовая акция, это процесс постоянного совершенствования. Разработайте планы развития системы на будущее, чтобы она приносила пользу вашей организации долгое время.
Трудности на пути: быть готовым ко всему
Не стоит думать, что внедрение программы пройдет как по маслу. На пути могут встретиться различные трудности:
- Сопротивление переменам. Люди по природе своей консервативны, и не все с энтузиазмом воспримут нововведения. Будьте терпеливы, убеждайте, объясняйте. Старайтесь вовлечь сотрудников в процесс перемен, покажите им выгоды от внедрения программы.
- Несовпадение ожиданий. Сотрудники могут ожидать от программы «чуда», а в реальности она будет решать более приземлённые задачи. Важно с самого начала сформировать реалистичные ожидания, чётко определить, что программа не заменит специалиста, а послужит ему отличным помощником в его непростом деле.
- Нехватка ресурсов. Внедрение программы требует ресурсов (временных, финансовых, человеческих). Заранее продумайте, какими ресурсами вы располагаете и как будете ими распоряжаться.
- Технические сложности. Ошибки в программном коде, проблемы с интеграцией, несовместимость с оборудованием - это лишь некоторые из возможных трудностей. Заранее предусмотрите наличие квалифицированных специалистов, способных оперативно решать возникающие технические проблемы.
- Отсутствие опыта. Если у вашей компании нет опыта внедрения автоматизированных систем, то процесс может затянуться и потребовать дополнительных усилий. Рассмотрите возможность привлечения консультантов, имеющих опыт внедрения подобных программ.
Активное участие каждого – ключевой фактор успеха: оркестр под названием «Охрана труда»
Представьте себе оркестр: если каждый музыкант играет сам по себе, то получится хаотичное и бессмысленное звучание. Аналогично и с внедрением программы. Без активного участия каждого «музыканта» - от рядового специалиста до руководителя - симфонии автоматизации не получится.
Именно поэтому, после того, как у вас сформировалась команда «внедренцев», необходимо обеспечить ей поддержку со стороны руководства. Ведь, как известно, без «зелёного света» сверху, любые начинания могут быстро угаснуть. Важно, чтобы каждый сотрудник понимал, зачем внедряется программа, какие выгоды она принесет именно ему, и как он может помочь в этом процессе. Проводите обучающие семинары, вовлекайте сотрудников в тестирование системы, собирайте обратную связь.
Помните, что они не просто пользователи, они - ваши союзники в этом нелегком, но очень важном деле. И не забывайте отмечать маленькие победы на каждом этапе - это мотивирует и заряжает команду!
Внедрение - это путь, а не пункт назначения. Временами сложный, но вполне преодолимый путь. Главное - помнить, что «дорогу осилит идущий». Прислушайтесь к нашим советам, работайте в команде, не бойтесь трудностей, и результат вас обязательно порадует! Автоматизация процессов охраны труда - это инвестиция в безопасность и благополучие ваших сотрудников, которая, безусловно, окупится в будущем. Помните, что внедрение программы - это не разовая акция, а процесс постоянного совершенствования, поэтому будьте готовы учиться, адаптироваться к изменениям и постоянно улучшать свою систему. И пусть в вашем «оркестре охраны труда» всегда звучит гармоничная мелодия!
Андреюк Елена
Методист по программным продуктам
